Die wichtigsten Gespräche stehen meist nicht im Kalender
Kalender ist voll, die eigentliche Arbeit bleibt liegen: Viele Beschäftigte kennen Meetings, deren Nutzen überschaubar ist. Das Dolder Grand hat klassische Sitzungsrituale deshalb abgeschafft.
Jour fixe? Abgeschafft. One-to-one-Meetings? Ebenfalls gestrichen. Markus Granelli, General Manager des Zürcher Luxushotels Dolder Grand, hält wenig von klassischen Sitzungsritualen. Vor einigen Jahren hat er die Meetingstruktur seines Hauses deshalb «auf den Kopf gestellt», wie er sagt. Der Grund: Zu oft wurden dieselben Themen in unterschiedlichen Sitzungen und bilateralen Gesprächen besprochen. Hinzu kam der Aufwand für die Vorbereitung. «Diese Zeit fehlt uns dann als Konsequenz bei unseren Gästen und Mitarbeitenden», sagt Granelli.
Heute setzt er auf sogenannte Taskforce-Meetings. Gibt es ein konkretes Thema, kommen jene Mitarbeitenden zusammen, die tatsächlich etwas dazu beitragen können, unabhängig von Funktion oder Hierarchiestufe. «Es spielt keine Rolle, welchen Titel du auf deiner Visitenkarte hast, solange du etwas zu dem Thema beitragen kannst», so das Motto. Entscheidungen werden direkt in diesen Runden getroffen, und zwar demokratisch. Nicht die Hierarchie gibt den Ausschlag, sondern die Fakten und Argumente. «Alle können mitdiskutieren und die Entscheidung mitgestalten. Das verkürzt die Entscheidungswege», erklärt Granelli. Für dringende Anliegen braucht es ohnehin keinen Sitzungstermin. Seine Tür stehe jederzeit offen, sagt er. Niemand müsse mit einem wichtigen Thema warten, bis das nächste Gespräch im Kalender steht.
«Es spielt keine Rolle, welchen Titel du auf deiner Visitenkarte hast, solange du etwas zu dem Thema beitragen kannst», Markus Granelli, General Manager des Dolder Grand
Was ihn an klassischen Meetings besonders stört? «Wenn wir lange diskutieren, ohne eine Entscheidung zu treffen, oder dieselben Themen in verschiedenen Runden wiederholen.» Bleibe am Ende weder eine Entscheidung noch ein klarer nächster Schritt, stelle er den Nutzen infrage. Das Dolder Grand steht damit für einen klaren Ansatz bei einer Frage, die viele Unternehmen beschäftigt: Wie viele Sitzungen braucht es tatsächlich? Und weshalb ist es so schwierig, jene abzuschaffen, die wenig bringen?
Ein Klick und schon sitzt man im Meeting
Dass die Kalender heute gefühlt voller sind als früher, hat auch mit der Digitalisierung zu tun. «Die Digitalisierung hat das Einberufen und Durchführen von Meetings vereinfacht», sagt Birgit Werkmann-Karcher, Beraterin und Dozentin am Institut für Angewandte Psychologie der ZHAW. Organisatorisch brauche es deutlich weniger Vorbereitung, und die Hürde für die Teilnahme sei gesunken: Ein Klick auf «Teilnehmen» genügt. Entsprechend grosszügiger sage man zu. Teams, Zoom und Co. sind für Werkmann-Karcher allerdings nur ein Teil der Erklärung.
Komplexere Aufgaben hätten gleichzeitig den Abstimmungsbedarf erhöht.
«Die Digitalisierung hat das Einberufen und Durchführen von Meetings vereinfacht», Birgit Werkmann-Karcher, Dozentin ZHAW
Projekte laufen über Abteilungen hinweg, verschiedene Fachbereiche müssen sich koordinieren, Teams arbeiten teilweise an unterschiedlichen Standorten. Und dann ist da noch ein sehr analoges Problem: Einmal etablierte Sitzungen verschwinden nur schwer wieder aus dem Kalender. «In jeder Organisation entstehen Routinen und sie halten sich. Selten wird hinterfragt, ob das gewünschte Ergebnis auch auf anderem Weg erreichbar wäre», sagt Werkmann-Karcher.
Drei Stunden pro Woche?
Wie gross das Verbesserungspotenzial sein könnte, versuchte Economiesuisse 2024 mit einer Umfrage zu beziffern. 513 Personen nahmen daran teil, darunter direkt kontaktierte Führungskräfte sowie Teilnehmende einer Onlinebefragung über 20 Minuten. Nur sieben Prozent sahen bei ihren Sitzungen überhaupt kein Verbesserungspotenzial. Die übrigen Befragten waren der Ansicht, dass sich durch das Streichen, Verkürzen oder effizientere Organisieren von Meetings zumindest etwas gewinnen liesse. Daraus errechneten die Autoren ein theoretisches Einsparpotenzial von durchschnittlich drei Stunden pro Woche beziehungsweise acht Prozent der Arbeitszeit. Auf die Schweizer Volkswirtschaft hochgerechnet wären das rund 650 Millionen Arbeitsstunden pro Jahr. Die Zahl ist allerdings mit Vorsicht zu lesen. Die Befragung war nicht repräsentativ, und die drei Stunden sind ein theoretisch errechnetes Potenzial. Sie bedeuten nicht, dass Schweizer Erwerbstätige nachweislich jede Woche drei Stunden in überflüssigen Meetings verbringen.
Der Chef braucht das Meeting eher
Wie sinnvoll eine Sitzung erscheint, hängt offenbar auch davon ab, auf welchem Stuhl man sitzt. Das mittlere und obere Kader verbrachte in der Befragung fast doppelt so viel Zeit in Meetings wie Beschäftigte ohne Kaderfunktion. Gleichzeitig hielten Führungskräfte einen grösseren Teil dieser Sitzungszeit für notwendig. Beim obersten Kader waren es rund 80 Prozent. Beschäftigte ohne Führungsfunktion empfanden dagegen ungefähr die Hälfte ihrer Sitzungszeit als unnötig. Für eine Führungskraft kann eine Sitzung jener Ort sein, an dem Informationen aus verschiedenen Bereichen zusammenlaufen und Entscheidungen vorbereitet werden. Für andere Teilnehmende bedeutet dieselbe Stunde womöglich vor allem, dass ihre eigentliche Arbeit liegen bleibt. Genau hier setzt Granellis Modell im Dolder Grand an. Wer an einem Taskforce-Meeting teilnimmt, soll nicht bloss informiert werden, sondern zur Lösung beitragen. Weil alle Beteiligten mitentscheiden können, müssen Beschlüsse nicht erst durch mehrere Hierarchiestufen wandern.
Wann hätte eine E-Mail gereicht?
Auch Werkmann-Karcher plädiert nicht dafür, Meetings grundsätzlich abzuschaffen. Stattdessen empfiehlt sie, bestehende Formate immer wieder auf den Prüfstand zu stellen: Finden sie zu häufig statt? Dauern sie zu lange? Sitzen zu viele Personen am Tisch? Oder fehlt es an Vorbereitung und Moderation? Besonders einfach lässt sich das bei Sitzungen überprüfen, die hauptsächlich der Weitergabe von Informationen dienen. Eine zentrale Frage lautet: Wer würde für seine Arbeit tatsächlich etwas vermissen, wenn dieses Meeting nicht stattfände? Sind Informationen auch schriftlich vermittelbar, schlägt Werkmann-Karcher beispielsweise gemeinsame Protokolle oder Dokumente vor, in die Beteiligte eintragen, was sie sonst im Meeting berichtet hätten. Offene Fragen können anschliessend bilateral geklärt werden. Braucht es für eine Problemlösung mehrere Personen gleichzeitig, gibt es hingegen einen guten Grund, sie zusammenzubringen.
Für ein Update muss niemand ins Büro
Die Frage lautet deshalb nicht nur, ob ein Meeting stattfindet, sondern auch wie und wo. Denn mit der Verbreitung hybrider Arbeit ist eine weitere Entscheidung hinzugekommen: Reicht ein Videocall oder lohnt es sich, gemeinsam an einen Tisch zu sitzen? Samuel Dumelin, Co-CEO des Zürcher Büroausstatters Novu Office, zieht die Grenze beim Zweck des Treffens. «Wer nur ein Update verteilen will, kann es auch einfach verschicken.» Online funktioniere gut, wenn es um Information oder eine kurze Abstimmung gehe. Für anderes lohne sich dagegen der Weg ins Büro: «Gemeinsam am Tisch sitzen lohnt sich, wenn etwas entstehen soll.»
«Am Novu Campus sehen wir jeden Tag, dass die wichtigsten Gespräche oft gar nicht im Meetingraum beginnen, sondern an der Coffee Bar oder auf der Treppe», Samuel Dumelin, Co-CEO Novu Office
Besonders Kreativ- und Planungsworkshops funktionieren für Dumelin in Präsenz besser. «Ein Grundriss auf dem Tisch löst andere Diskussionen aus als ein geteilter Bildschirm.» Auch bei schwierigen Gesprächen spiele die persönliche Begegnung eine Rolle, weil Gestik und Körpersprache online nur eingeschränkt wahrnehmbar seien. Wie gut digitale Zusammenarbeit funktioniert, hängt für ihn zudem davon ab, wie gut sich ein Team kennt. Beim Onboarding neuer Mitarbeitender setzt Novu Office deshalb bewusst auf Präsenz. Danach können die Teams weitgehend selbst entscheiden, wie sie zusammenarbeiten. Dumelin beobachtet noch einen weiteren Vorteil des Büros, der sich kaum planen lässt: spontane Begegnungen. «Am Novu Campus sehen wir jeden Tag, dass die wichtigsten Gespräche oft gar nicht im Meetingraum beginnen, sondern an der Coffee Bar oder auf der Treppe. Diese ungeplanten Begegnungen kann kein Call ersetzen.»
Umgekehrt gilt für ihn aber auch: «Wer ins Büro kommt, um dann den ganzen Tag in Calls zu sitzen, hätte auch zu Hause bleiben können.» Werkmann-Karcher empfiehlt Unternehmen, mit ihren Meetingstrukturen zu experimentieren: die Kadenz reduzieren, die Dauer verkürzen oder den Teilnehmerkreis verkleinern und anschliessend prüfen, was tatsächlich fehlt.
Auch der Raum verändert sich
Die hybride Arbeitswelt verändert nicht nur die Zahl und Form der Meetings, sondern auch die Büros. Der klassische Konferenzraum mit grossem Tisch, vielen Stühlen und Beamer reicht laut Dumelin vielerorts nicht mehr aus. Gleichzeitig gebe es in vielen Büros noch zu viele grosse Sitzungszimmer und zu wenige geeignete Plätze für einzelne Videocalls. Am Novu Campus reicht das Angebot deshalb von Telefonboxen über Workshopräume bis zu unterschiedlich eingerichteten Meetingräumen. Kameras und Bildschirme sind teilweise mobil, sodass sich die Räume je nach Art der Besprechung verändern lassen. Für Dumelin ist das auch eine Folge davon, dass es den einen richtigen Arbeitsort nicht mehr gibt. Manche Gespräche funktionieren digital, andere besser am gemeinsamen Tisch. Und manche, wie sein Beispiel von der Coffee Bar zeigt, entstehen ohnehin dort, wo niemand ein Meeting angesetzt hat.
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