Intern Prozesse digitalisieren und auslagern: Mit Faigle geht die Post ab
Unternehmen wissen es: Das Rechnungswesen und die interne Post fressen Zeit. Faigle AG bietet die Lösung mit effizientem Business Process Outsourcing – vom Posteingangskörbchen zum E-Mail-Postfach und von der Papierrechnung zur E-Bill. Die Auslagerung des Eingangspost- und Kreditorenworkflows reduziert interne Aufwände um bis zu 95 Prozent.
Thomas Knell, Senior Solution Architekt, Faigle AG
Florian Ramp von der Ramp Group AG hatte eine Vision: Er wollte Mitarbeitende von zeitraubenden Routineaufgaben befreien, damit sie sich aufs Kerngeschäft konzentrieren können. Wichtige Post soll schnell, digital und zentral zur Verfügung stehen, das Kreditorenmanagement automatisiert laufen. So, dass man «alles auf dem Weg zum Strand erledigen kann», träumte Ramp.
Höchste Effizienz von Anfang an
Die IT-Spezialisten der Faigle AG realisierten diesen Traum. Bereits nach zwei Monaten präsentierte das Team um Projektleiter Thomas Knell den Prototyp, kurz später ging die Lösung online. Und zwar mit durchschlagendem Erfolg. Neu wird die physische Post im Business Outsourcing Center von Faigle in Uster digitalisiert, die eingegangenen E-Mails systematisiert und alle Dokumente gemeinsam elektronisch für die weitere Verarbeitung bereitgestellt. «Die Power Platform von Microsoft ist bereits in Microsoft 365 angelegt. Die ideale Grundlage, um Ideen schnell, mit wenig Programmieraufwand und ohne hohe Lizenzkosten in funktionelle Lösungen zu umzusetzen.» Thomas Knell, Projektleiter, Faigle AG.
Blitzanalyse dank KI und Parashift
«Dokumente in PDFs verwandeln ist nur der erste Schritt bei der Digitalisierung des Posteingangs», erklärt Knell. «Danach braucht es effiziente Folgeprozesse.» Rechnungen und digitale Dokumente werden mit KI-Support durch die Schweizer Software Parashift analysiert, nach Dokumententyp geordnet und an die Microsoft Power App übermittelt. Normale Korrespondenz kommt ins zentrale elektronische Postfach und wird als E-Mail an die Empfänger weitergeleitet. Rechnungen gelangen direkt in den Kreditorenworkflow.
70 bis 95 Prozent weniger Aufwand
Bei den Rechnungen prüfen Mitarbeitende alle extrahierten Daten – und korrigieren, falls nötig. Danach werden die Daten ins Buchhaltungsprogramm Bexio übermittelt und automatisch im verknüpften E-Banking erfasst. Die neue Lösung von Faigle vereinfacht den Eingangsrechnungsprozess um 70 %. Die manuelle Bearbeitungszeit pro Rechnung sinkt von zehn auf drei Minuten. Die physische Eingangspost reduzierten Knell und seine Spezialisten um sagenhafte 95 %.
Ein Alltag fast wie Ferien
Tatsächlich kann die Ramp-Post heute «auf dem Weg zum Strand» von einer einzigen Person bearbeitet werden. Florian Ramp hat gut lachen. Heute liegen höchstens noch Werbesendungen in den Briefkästen seines Unternehmens – anstelle von einer Vielzahl an Briefen pro Monat. «Wir haben schon viele IT-Projekte gemacht, und unser Personal war nicht immer begeistert. Mit Faigle war das anders: Die Projektmitarbeitenden haben genau zugehört und am Ende eine Super-Lösung realisiert. Auch kleinste Nachadjustierungen wurden prompt erledigt», sagt Florian Ramp, Inhaber der Ramp Group AG.
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