Muss man das aufbewahren?
So ungefähr wissen alle Bescheid: Irgendwie muss man Dokumente zehn Jahre lang aufbewahren. Aber ob das nun für alles gilt? Oder nur für gewisse? Da wird die Sache schon unscharf. Wir bringen Ordnung in die Frage, was weg darf und was ins Archiv muss.
Das wichtigste Regelwerk, wenn es um die Aufbewahrung von Dokumenten geht, ist das Rechnungslegungsrecht. Die Liste der Dokumente, für die eine Aufbewahrungspflicht von zehn Jahren gilt, deckt alles ab, was finanziell wesentlich ist: Geschäftsbücher, Geschäftsberichte, Revisionsberichte und Buchungsbelege. Zu beachten ist, dass diese Frist nicht mit dem Datum des Dokuments zu laufen beginnt, sondern mit dem Ende des betreffenden Geschäftsjahres. Unabhängig davon, ob wir von einer Einzelfirma mit einfacher Buchhaltung oder von einer grösseren Firma mit ordentlicher Jahresrechnung sprechen, sind zwei Grundsätze entscheidend: Jede Buchung muss auf zehn Jahre hinaus nachvollziehbar und nachprüfbar sein und die Geschäfts-fälle und Sachverhalte müssen vollständig, wahrheitsgetreu und systematisch dargestellt werden.
Was gilt als Buchungsbeleg?
Aus dem Anspruch der Vollständigkeit ergeben sich Anforderungen an den Informationsgehalt eines Buchungsbelegs. Dazu gehören in der Regel Datum, Vertragspartner, Grund, Betrag, Mehrwertsteuer und Kontierung. Und die Nachprüfbarkeit setzt voraus, dass die Prüfspur jederzeit gewährleistet ist. Es muss also möglich sein, einen Geschäftsvorfall zu verfolgen: vom Einzelbeleg über die Einnahmen- und Ausgabenrechnung bis hin zur Mehrwertsteuerabrechnung. In der Regel werden diese Anforderungen durch den Buchungsbeleg erfüllt. Die Rechnung für den Kauf einer Maschine (Kreditor) oder für die Warenlieferung an einen Kunden (Debitor) enthält in der Regel alle wesentlichen Informationen im Sinne der ordnungsgemässen Buchführung. Wenn dies der Fall ist, muss Korrespondenz, die genau den gleichen Informationsgehalt aufweist, nicht auch noch aufbewahrt werden.
Korrespondenz entsorgen
Für Geschäftskorrespondenz – das kann ein Brief, eine Offerte oder ein E-Mail sein – sieht das Gesetz heute keine generelle Aufbewahrungspflicht mehr vor. Eine selektive Aufbewahrung unter zwei Blickwinkeln ist dennoch wichtig. Erstens kann Geschäftskorrespondenz wichtige Informationen zu einem Geschäftsvorfall enthalten, die im Buchungsbeleg nur unzureichend festgehalten sind, etwa wenn eine Vermittlungsprovision separat mit einer E-Mail avisiert wird oder wenn anderweitige Komplikationen vorliegen, die aus den Buchungsbelegen nicht eindeutig oder vollständig hervorgehen. Damit sind wir beim zweiten Aspekt, der bei der selektiven Aufbewahrung von Geschäftskorrespondenz zu berücksichtigen ist: Unterlagen, die später nötigenfalls als Beweismittel in einem Rechtsstreit dienen könnten. Das kann zum Beispiel ein E-Mail sein, mit dem im Verlauf eines Projekts Liefertermine verschoben werden, die zuvor vertraglich vereinbart wurden. Sollte im Zusammenhang mit diesem Projekt später ein Rechtsstreit entstehen – verknüpft mit Schadenersatzforderungen wegen verspäteter Ablieferung – dann muss man für die Beweisführung auf solche Geschäftskorrespondenz zurückgreifen können. Anspruchsvoll ist unter diesem Aspekt, dass auch E-Mails oder vorübergehende Mitteilungen auf der Website oder der Facebook-Seite eines Unternehmens Beweismittel in einem allfälligen Rechtsstreit darstellen können – ja im Zweifelsfall sogar SMS.
Papier oder Datenträger?
Das Gesetz erlaubt die Aufbewahrung von Dokumenten in rein elektronischer Form. Dabei müssen die Daten während der gesamten Aufbewahrungsfrist lesbar, verfügbar und vor unbemerkten Veränderungen geschützt bleiben. Bei veränderbaren Speichermedien muss sich nachweisen lassen, wann Dokumente gespeichert und ob sie später verändert wurden. Dafür braucht es geeignete technische und organisatorische Verfahren sowie eine nachvollziehbare Dokumentation. Auch die Datenintegrität und die Lesbarkeit sind regelmässig zu überprüfen. Zudem sind die Datenschutzbestimmungen einzuhalten. Dokumente mit persönlichen Daten, beispielsweise Personaldossiers oder Lohnunterlagen, dürfen für Unberechtigte nicht einsehbar sein. Die Unterlagen müssen jederzeit innerhalb einer angemessenen Frist wieder lesbar gemacht werden können. Unternehmen, die für ihr Rechnungswesen eine Cloud-Lösung nutzen, sollten deshalb sicherstellen, dass die gesetzlichen Anforderungen an Nachvollziehbarkeit, Unveränderbarkeit, Integrität und langfristige Verfügbarkeit erfüllt sind.
Lukas Herzog
Vizepräsident des Schweizerischen Treuhänderverbands TREUHAND| SUISSE, Sektion Zürich
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