Business-Software: Lösung oder Problem?
Spielt die Business-Software eine Rolle bezüglich Datenschutz? Wie aufwändig ist ein Wechsel? Rainer Erismann, Geschäftsführer des Schweizer Business-Programms BusPro, stellt sich aktuellen Fragen.
Herr Erismann, Welche sind die wichtigsten Fragen, die sich ein KMU bei der Auswahl einer Business-Software stellen sollte?
Rainer Erismann: Die Frage nach dem tatsächlichen Mehrnutzen einer Lösung im eigenen Geschäftsalltag ist zentral. Das gewählte System soll die täglich in grosser Menge anfallenden Tätigkeiten einfach und schnell unterstützen. Wünsche für Spezialfälle dürfen die Volumentätigkeiten nicht bremsen.
Will man die Abläufe in der Auftragsbearbeitung möglichst effizient gestalten, schneidet in fast allen Fällen eine Gesamtlösung besser ab als eine «zusammengestückelte» Lösung verschiedener Anbieter. Mit einem gut integrierten System für alle Prozesse und administrativen Komponenten erhält man eine einzige Dateneinheit ohne Redundanzen, also ohne mehrfaches Vorhandensein gleicher Daten an unterschiedlichen Orten. Zudem ist die Bedienung für alle Vorgänge durchgängig identisch, das spart viel Zeit.
Cloud-Software oder Lösung «on premise» im eigenen Betrieb?
Erismann: Vorab: Als Unternehmer würde ich KMU-Lösungen bevorzugen, die mir NICHT vorschreiben, wo und wie ich die Software betreiben muss. So bleibt man grundsätzlich unabhängig und kann sich später sogar umentscheiden, ohne die ganze Software wechseln zu müssen.
Für den Betrieb in der Cloud oder den mobilen Zugriff auf eigene Server (Remote Desktop / VPN) spricht die Tatsache, dass mit praktisch allen internetfähigen Geräten jederzeit von fast überall auf die Informationen zugegriffen werden kann. Betreibt man die Softwarelösung «on premise» auf firmeneigenen Rechnern, kann man auch ohne Internetverbindung arbeiten. Zudem behält man den Zugriff auf alle Daten und kann diese auch Jahre später noch sinnvoll ansehen und auswerten. Bei den klassischen CloudSoftwares ist dies nicht der Fall. Reduziert man hier den Umfang des Abos oder wechselt man auf eine andere Lösung, verliert man in der Regel den Zugriff auf die Daten. Hinsichtlich Datenschutz muss man sich bewusst sein: Mit der Herausgabe von Daten an einen externen Cloud-Betreiber verliert man die absolute Kontrolle über das Geschehen mit den eigenen Geschäftsinformationen und Zahlen. Das ist kritisch zu beurteilen. Nicht nur aus eigenen Geschäftsinteressen, auch hinsichtlich Datenschutz. Das revidierte Schweizer Datenschutzgesetz verlangt, dass ein Unternehmen jederzeit unter Kontrolle haben muss, wo es Personendaten speichert und was mit ihnen passiert.
Muss ich mir als KMU auch die Frage stellen, wie regelmässig eine Lösung aufdatiert wird?
Erismann: Ein Blick in die Vergangenheit einer Software (Liste der Programmversionen) zeigt, wie sinnvoll ein Software-Unternehmen die Updates handhabt. Die Update-Häufigkeit ist kein Qualitätsmerkmal. Nichts ist für den Anwender aufreibender, als sich ständig mit aufgezwungenen «Neuerungen» auseinandersetzen zu müssen. Reine Cloud-Softwares schalten eine neue Version meist ohne Vorwarnung auf, ohne Mitspracherecht des Kunden. Das entspricht nicht unserer Philosophie von Kundenfreundlichkeit. Bei BusPro ist dem einzelnen Kunden freigestellt, wann und ob er von Softwareupdates Gebrauch machen will – selbst im Cloudbetrieb.
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