Vorspuren für die E-Bilanz
Die Steuerdeklaration für Unternehmen wird schon bald einfacher und effizienter. Bei den kantonalen Steuerämtern schreiten die Arbeiten für eine gemeinsame digitale Deklarationslösung voran. Jetzt ist es an den Unternehmen, auf ihrer Seite die Voraussetzungen zu schaffen – mit der E-Bilanz als zentralem Element.
von Patric von Reding
Die Steuerdeklaration für juristische Personen ist bis heute in vielen Kantonen von Medienbrüchen, Doppelspurigkeiten und hohem manuellem Aufwand geprägt. Immer wieder müssen Daten aus der Buchhaltung in andere Systeme überführt, manuell nachgetragen oder nach steuerlichen Anforderungen angepasst werden. Dies kostet nicht nur Zeit und Geld, sondern erhöht auch die Fehleranfälligkeit.
Mit der Einführung der E-Bilanz schaffen die Kantone nun die Grundlage für einen bedeutenden Digitalisierungsschritt: ein einheitliches, maschinenlesbares und digitales Standardformat, das Bilanz und Erfolgsrechnung automatisiert aus der Buchhaltung in die kantonale Deklarationslösung überträgt.
Warum eine E-Bilanz?
Der Nutzen der E-Bilanz ist eindeutig: weniger Aufwand, bessere Datenqualität und ein beschleunigter Deklarationsprozess. Bislang mussten Unternehmen ihre gemäss OR erstellte Jahresrechnung häufig in einer vereinfachten Form hochladen, anschliessend zahlreiche Ergänzungen manuell erfassen und steuerliche Besonderheiten berücksichtigen. Die E-Bilanz eliminiert einen Grossteil dieses Aufwands, indem sie standardisierte, strukturierte Daten bereitstellt. Enthalten sind sämtliche Positionen von Bilanz und Erfolgsrechnung, die direkt aus dem vorhandenen ERP- oder Buchhaltungssystem exportiert werden können. Damit verschwindet die fehler-anfällige Übertragung von Papier- oder PDF-Dokumenten, und Steuerverwaltungen erhalten klar strukturierte Daten, die sofort und automatisiert weiterverarbeitet werden können.
Jetzt Kontenplan anpassen
Der Übergang zur E-Bilanz bringt auf Unternehmensseite keine grundsätzlichen Veränderungen. Das Unternehmen erstellt wie bisher seine Jahresrechnung im ERP- oder Buchhaltungssystem. Es werden auch nicht mehr Angaben verlangt als bisher. Die Neuerung besteht darin, dass das Unternehmen seine elektronische Jahresrechnung – sprich: die E-Bilanz – automatisiert an die Deklarationslösung des kantonalen Steueramts für juristische Personen übermitteln kann. Damit das reibungslos funktioniert, sollte man als Unternehmen die Gliederung seiner Jahresrechnung auf dem KMU-Kontenplan aufbauen. Durch die Ausrichtung der E-Bilanz auf den KMU-Kontenplan kann die digitale Deklarationslösung viele Angaben automatisiert vorausfüllen. Dies reduziert auf der Seite des Unternehmens den Erfassungsaufwand sowie den Aufwand für manuelle Zusatzangaben. Grundsätzlich gilt, je höher die Qualität der Buchhaltung, desto besser die Qualität der daraus abgeleiteten E-Bilanz.
Drei Arten der Übermittlung
Am effizientesten ist die Steuerdeklaration mittels E-Bilanz für Unternehmen, die ihre Jahresrechnung mit einem ERP- oder Buchhaltungssystem erstellen. Sie können ihre E-Bilanz vollständig digital und automatisiert an die kantonale Deklarationslösung senden und profitieren maximal von der Automatisierung. Voraussetzung ist, dass das ERP- oder Buchhaltungssystem die entsprechende Datei erstellen kann. Aber alternative Wege bleiben auch künftig möglich. Unternehmen, die keine elektronische Übermittlung möchten, können ihre E-Bilanz aus ihrem Buchhaltungssystem exportieren und als Datei in die Deklarationslösung hochladen. Schliesslich bleibt auch die bisherige Möglichkeit bestehen, sämtliche Positionen manuell in der Deklarationslösung zu erfassen. Aber hier entfällt naturgemäss der Effizienzgewinn einer automatisierten Lösung.
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