Ratgeber

Kennzahlen lügen nicht

Für grosse Unternehmen sind Kennzahlen ein alltägliches Steuerungsinstrument. Aber auch Kleinbetriebe verschaffen sich mit pragmatisch ausgewählten Schlüsselzahlen eine einfache Handhabe, um die geschäftliche Entwicklung zu beobachten. In erster Linie dienen Kennzahlen als Frühwarnsystem.

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Voraussehen, was auf einen zukommt: Kennzahlen dienen als Frühwarnsystem.

Seit dem Untergang der Titanic wissen wir: Es macht einen grossen Unterschied, ob man den Eisberg erst beim Aufprall bemerkt, oder ob man ihn schon einige Kilometer vorher wahrnimmt, wo man ihm noch ausweichen kann. Was in der Seefahrt stimmt, gilt auch im Geschäftsleben. Je früher man eine problematische Entwicklung erkennt, desto besser kann man gegensteuern. Das macht den Nutzen von Kennzahlen als Frühwarnsystem aus. Sie bringen problematische Entwicklungen früh ins Blickfeld. Besonders wichtig sind naturgemäss Aspekte, die mit der finanziellen Gesundheit des Unternehmens zu tun haben – namentlich die Liquidität und die Rentabilität.

Flüssig oder nicht?

Die Praxis zeigt, dass kleinere Unternehmen manchmal von einem finanziellen Engpass überrumpelt werden. Viele Ausgaben (Mieten, Löhne, Versicherungen, Sozialbeiträge usw.) fallen kontinuierlich an und können verlässlich eingeplant werden. Auf der Einnahmenseite hingegen gibt es je nach Grösse, Geschäftsmodell und Kundenstruktur grosse Schwankungen. Das Überraschungsmoment lässt sich vermeiden, indem man die Liquidität – das Verhältnis der flüssigen Mittel zu den Forderungen und Verbindlichkeiten – vorausschauend beobachtet. Es geht darum, ein aufkommendes Missverhältnis frühzeitig zu erkennen, wenn aktives Handeln und Gegensteuern noch möglich sind. Auch gilt es dann herauszufinden, was dahintersteht: Die grundsätzliche Frage des wirtschaftlichen Bestehens oder etwas Anderes?

Überraschenderweise stösst man gerade in kleineren Unternehmen oft auf sehr banale Gründe, die hinter einem Liquiditätsengpass stehen: Vor lauter Aufträgen gerät die Administration (und damit die Rechnungsstellung) in den Rückstand; oder der Unternehmer hält sich aus Rücksicht auf die Kundenbeziehung mit Akonto-Rechnungen vornehm zurück, obwohl ein Projekt über mehrere Monate läuft oder sogar mit finanziellen Vorleistungen seinerseits (z.B. Materialeinkauf) verbunden ist. Als Grundlage für die Beobachtung der Liquidität genügt im Grunde eine einfache Excel-Tabelle, die Einnahmen und Ausgaben über einen Horizont von mindestens zwölf Monaten voraus darstellt. Entscheidend ist, dass diese Informationen regelmässig aktualisiert werden. Noch aussagekräftiger wird so eine Tabelle, wenn man sie mit einem Ampelwarnsystem versieht. Das heisst, es werden im Hintergrund verbindliche Grenzwerte definiert, die nicht unter- oder überschritten werden dürfen (z.B. für das prozentuale Verhältnis zwischen den kurz-/mittelfristigen Forderungen und den kurz-/mittelfristig verfügbaren Mitteln). Die Ampelfarbe zeigt auf einen Blick an, wie die Dinge stehen bzw. wo Handlungsbedarf besteht.

Rentabel oder nicht?

Dass man sich als (Klein-)Unternehmer in der Startphase nach der Decke strecken und gewisse Abstriche machen muss, gehört zur unternehmerischen Logik. Mittel- und langfristig ist das Ziel aber immer, wirtschaftlich Erfolg zu haben, also rentabel zu wirtschaften. Das heisst zuerst einmal, die Einnahmen fallen übers Jahr gesehen höher aus als die Ausgaben. Die Differenz ergibt den Gewinn. Ist das Unternehmen damit bereits rentabel? Kommt drauf an. Das stellt sich unter anderem heraus, wenn man den Gewinn jetzt noch in Beziehung zum eingesetzten Kapital setzt. Für kleinere Unternehmen generieren diese zwei einfachen Kennzahlen bereits wertvolle Informationen – in der Gegenwartsbetrachtung aber auch aus langfristiger Perspektive.

Passend zum Unternehmen

Kennzahlen zu Liquidität und Rentabilität sind der Grundstock. Darüber hinaus hängt es von der Tätigkeit und vom Marktumfeld ab, welche Kennziffern die besten Informationen liefern, um die unternehmerische Tätigkeit zu steuern. Für eine Internetplattform sind Klickraten von Bedeutung, um ihr Angebot optimal auf die Kundenbedürfnisse abzustimmen. Dem Gastronomiebetrieb helfen Kennzahlen zu den Gästefrequenzen, um Einkauf und Personal bestmöglich zu planen. Für einen Produktionsbetrieb sind Kennzahlen rund um die Lagerhaltung von Bedeutung. Es gibt keinen allgemein gültigen Katalog, welche Kennzahlen die richtigen sind. Jedes Unternehmen muss für sich definieren, wo seine Risiken liegen und was seinen Erfolg ausmacht. Nur schon die Diskussion darüber ist ein lohnenswerter Grund, über Kennzahlen nachzudenken.

Nicole von Reding-Voigt

Vorstandsmitglied des Schweizerischen Treuhänderverbands
TREUHAND|SUISSE, Sektion Zürich.

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