Ratgeber

Fit für den Verwaltungsrat?

In kleinen und mittelgrossen Aktiengesellschaften sind die Hierarchien flach, die Wege kurz, die Prozesse pragmatisch, Entscheidungen werden ohne grosse Formalitäten gefällt. Das gehört zu den Erfolgsfaktoren von KMU. Gleichzeitig stellt das Aktienrecht heute auch im KMU-Umfeld strenge Anforderungen an die Mitglieder des Verwaltungsrats.

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Auch in Familienunternehmen stellt das Aktienrecht hohe Anforderungen an VR-Mitglieder.

Vor allem in Familienunternehmen und kleineren Betrieben wird die Besetzung des Verwaltungsrats zuweilen recht sorglos gehandhabt. Im Vordergrund steht, dass man das gesetzlich geforderte «VR-Personal» vorweisen kann. Das hat zur Folge, dass längst nicht jedem Mitglied eines Verwaltungsrats die anspruchsvolleren Pflichten und die gestiegenen Haftungsrisiken dieser Rolle klar sind. Die teilweise eng gesteckten gesetzlichen Vorgaben beginnen schon beim Eintritt in den Verwaltungsrat.

Formelle Wahl

Die Mitglieder des Verwaltungsrats müssen durch die Generalversammlung gewählt (und abgewählt) werden – also durch die Gesamtheit aller Aktionärinnen und Aktionäre. Dabei ist auch die Amtsdauer explizit zu benennen. Für nicht kotierte Firmen beträgt sie von Gesetzes wegen drei Jahre. Es ist möglich, diese Dauer via Statuten zu verkürzen oder auf maximal sechs Jahre zu verlängern. So oder so müssen Wahl und Wiederwahl durch die Generalversammlung – wie auch alle anderen wichtigen Beschlüsse – in einem Protokoll schriftlich festgehalten werden. Dieses Protokoll muss für alle Aktionäre zugänglich sein und zehn Jahre lang aufbewahrt werden. Was damit klar wird: Schriftlichkeit und formelle, mit den gesetzlichen Vorgaben übereinstimmende Prozesse sind für den Verwaltungsrat heute unumgänglich.

Seriöse VR-Sitzungen

Für die Führung eines Verwaltungsrats braucht es regelmässige Sitzungen. Im absoluten Minimum eine pro Jahr, um die obligatorische jährliche Generalversammlung vorzubereiten. Um das Unternehmen wirksam zu steuern, ist eine häufigere Frequenz sicher sinnvoll. Wichtig ist aber auch hier, bestimmte Vorgaben einzuhalten. Dazu gehört, neben dem Einhalten von Fristen, eine vorgängige Traktandenliste und ein strukturierter Ablauf, der insbesondere die korrekte und transparente Beschlussfassung sicherstellt. Unabdingbar ist ferner ein Protokoll, das unter anderem die An- und Abwesenheiten, die Verhandlungen und die Beschlüsse der VR-Sitzung festhält. Sollte die Aktiengesellschaft in Schwierigkeiten geraten – darauf kommen wir gleich – sind ordnungsgemäss durchgeführte Sitzungen und ein rechtskonformes Protokoll von grosser Bedeutung. Oder anders gesagt: Sie können zum Problem werden, wenn sie nicht seriös gehandhabt werden.

Höhere Haftungsrisiken

Die Mitglieder des Verwaltungsrats bestimmen den strategischen Kurs des Unternehmens und überwachen dessen Umsetzung auf der operativen Ebene. Das ist nichts Neues. Neu ist hingegen die gestiegene Verantwortung, die der Verwaltungsrat im Zusammenhang mit der finanziellen Gesundheit der Gesellschaft trägt. Das seit 2023 geltende, revidierte Aktienrecht kennt in diesem Punkt deutlich erhöhte Anforderungen. Die Gläubiger sollen besser geschützt werden, falls dem Unternehmen eine Situation drohen sollte, in der es seinen Verbindlichkeiten nicht mehr nachkommen kann. Vor der Revision des Aktienrechts musste der Verwaltungsrat erst bei einem hälftigen Kapitalverlust formell aktiv werden. Das hat sich geändert: Das heute geltende Recht verpflichtet den Verwaltungsrat, die Entwicklung der Liquidität aktiv zu überwachen. Dafür braucht es ein entsprechendes Überwachungsinstrument oder einen definierten Prozess. Droht eine Zahlungsunfähigkeit, muss der Verwaltungsrat Massnahmen treffen, um die Zahlungsfähigkeit sicherzustellen und nötigenfalls Massnahmen zur Sanierung der Gesellschaft ergreifen.

Verschlechtert sich die finanzielle Situation weiter und es droht eine Überschuldung oder Kapitalverlust, steht der Verwaltungsrat erst recht in der Pflicht. Er trägt auf dem Weg zur Rettung oder im schlimmeren Fall zum Konkurs des Unternehmens «unübertragbare und unentziehbare Aufgaben», die im revidierten Aktienrecht minutiös festgehalten sind.
Fazit: Wer sich auf ein Amt als Verwaltungsrätin oder Verwaltungsrat einlässt, tut gut daran, sich vorgängig sorgfältig über die damit verbundenen Aufgaben, Abläufe und Risiken zu informieren.

Claudia Däniker

Vorstandsmitglied des Schweiz. Treuhänderverbands Treuhand|Suisse, Sektion Zürich.

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