Die Buchhaltung richtig anpacken
Die einen haben ein Flair für Zahlen, die andern nicht. Die einen sind mit ihrem Kerngeschäft zeitlich ausgelastet, die andern nicht. Wie man als Unternehmer oder Unternehmerin seine Buchhaltung organisiert, ist ein individueller Entscheid. Ein paar Tipps, was bei der Auswahl der passenden Lösung zu beachten ist.
Patric von Reding*
Möbel werden nicht mit dem Porsche geliefert, und die bestellte Pizza kommt auch nicht mit dem Lastwagen, sondern per Velokurier. Anders gesagt: Achten Sie auch bei der Wahl der richtigen Buchhaltungslösung darauf, dass Sie zur Art, zur Grösse und zu den Bedürfnissen Ihrer Firma passt. Ideal ist natürlich, wenn Sie schon in der Gründungsphase darüber nachdenken, wie Ihre Bedürfnisse aussehen. Bedenken Sie, dass eine aussagekräftige Buchhaltung nicht nur die Grundlagen für rechtlich erforderliche Deklara-tionen liefert (Mehrwertsteuer, Steuererklärung u. a.), sondern Ihnen auch wichtige Impulse für die Steuerung Ihres Geschäfts zur Verfügung stellt.
Selber machen vs. delegieren?
Wie weit man sich als Unternehmer, als Unternehmerin überhaupt selber mit der Buchhaltung befassen will, ist individuell zu überlegen. Nicht jeder hat die Fachkompetenz, die Lust und die Zeit dazu. Im grossen Ganzen gibt es drei Lösungsansätze. Erstens: Ich erstelle die komplette Buchhaltung selbst. Das umfasst die unterjährige Verbuchung, die Mehrwertsteuerabrechnungen, den Jahresabschluss und am Ende auch grad eine optimierte Steuererklärung. Es versteht sich von selbst, dass das nur gut geht, wenn hohe Fachkompetenz in Sachen Rechnungslegung und Buchhaltung vorhanden ist. Zweitens: Ich kann mich nur um die unterjährige Verbuchung kümmern, also einfachere Routinearbeiten. Für den Quartals- oder Semesterabschluss, die Mehrwertsteuerabrechnung, den Jahresabschluss und die Steuererklärung nehme ich hingegen professionelle Hilfe von einem Treuhandunternehmen in Anspruch. Bei diesem Ansatz muss genau definiert werden, wer was und wann macht. Die Schnittstellen, Zuständigkeiten und Verantwortung für die einzelnen Bereiche müssen genau geklärt sein. Auch muss der Belegfluss klar geregelt sein. Idealerweise arbeitet man hier mit einer Portallösung für den Dokumentenaustausch, damit die Dokumente sicher hin und her transferiert werden können. Oder die Belege sind direkt in der Buchhaltungslösung hinterlegt, optimalerweise gleich revisionssicher. Treuhandunternehmen bieten hier verschiedene Lösungen zur Zusammenarbeit an. Drittens: Wenn ich mit der Buchhaltung gar nichts am Hut habe und mich lieber um mein eigentliches Geschäft kümmern möchte, lagere ich diese Aufgaben an ein externes Treuhandunternehmen aus. Auch bei diesem Ansatz muss der Dokumentenaustausch klar definiert werden. Typischerweise wird hier eine Lösung vom Treuhandunternehmen vorgeschlagen, welche einen effizienten Austausch der Daten sicherstellt und dem Unternehmer, der Unternehmerin jederzeit ermöglicht, Einblick in die aktuellen Zahlen zu nehmen.
Sorgfältig wählen
Wer sich für die Variante «selber machen» entscheidet, sollte sich verschiedene Buchhaltungslösungen anschauen, um die geeignete zu finden. Dabei spielt sicher die (angestrebte) Unternehmensgrösse eine Rolle. Wichtig ist auch die Frage, ob eine oder mehrere Personen an der Buchhaltung arbeiten. Im zweiten Fall ist einer Cloud-Lösung definitiv der Vorzug zu geben. Übrigens auch dann, wenn man ortsunabhängig und flexibel arbeiten möchte.
Entscheidet man sich für die Zusammenarbeit mit einem Treuhandunternehmen, in welchem Umfang auch immer, empfiehlt es sich, den Partner im Entscheidungsprozess bei der Auswahl
der Buchhaltungslösung einzubinden. Denn die Treuhandunternehmen verfügen naturgemäss über grosse Erfahrungen und über Empfehlungen, was sich für Ihr Unternehmen und Ihre Branche besonders bewährt hat. Bei der Auswahl sind auch die Schnittstellen zu anderen IT-Anwendungen zu berücksichtigen, mit denen Sie in Ihrem Geschäft arbeiten. Ein Beispiel: Wenn ein branchenspezifisches Zeiterfassungstool im Einsatz ist und daraus direkt die Debitorenrechnungen generiert werden können, sollte eine Schnittstelle verfügbar sein, welche diese Rechnungen direkt automatisch in die Buchhaltung verbucht. Ein zweites Beispiel: Ein automatischer Bankabgleich hat auch interessante Vorteile. Sie haben (offene) Kreditoren und erfolgte Debitorenzahlungen immer im Blick und durch den Abgleich werden diese Zahlungen automatisch entsprechend ihrem Status verbucht.
*Patric von Reding ist Leiter des Instituts 4.0 von TREUHAND|SUISSE
Partner
Ihre Meinung ist uns wichtig
Partner